Er det så viktig å melde avvik da?
Gjør det en forskjell? Vet du hva som burde meldes og hvordan du melder det?
Ifølge internkontrollforskriften § 5, punkt 7 skal alle virksomheter ha rutiner for å avdekke, rette opp og forebygge avvik fra helse-, miljø- og sikkerhetslovgivningen (HMS-lovgivning). Arbeidsgiver har ansvaret for at virksomheten har et system for å registrere og håndtere avvik, men alle arbeidstakere har plikt til å straks melde i fra om avvik eller mangler på arbeidsplassen. For at ansatte skal kunne melde avvik er det viktig at de har kunnskap om hva et avvik kan være, og hvordan man skal melde det inn. Et avvik kan ofte handle om små ting i hverdagen, som en lampe som ikke virker eller at det ligger glasskår utenfor inngangspartiet.
En dyktig daglig leder som jeg kjenner, fortalte at hun hadde innført en konkurranse på arbeidsplassen; Hvem klarer å registrere flest avvik? Den som topper listen, stikker av med en premie på slutten av uken. Ett av de rareste avvikene som ble registrert var fra en som registrerte at hun selv var for sliten på mandager. Forslag til tiltak var å feste litt mindre i helgene 😊 Dette blir kanskje litt tullete, men konkurrasen satte fokus på viktigheten av å registrere avvik, gjorde det mindre skummelt og førte til engasjement.
Det er selvfølgelig viktig å melde avvik, både alvorlige og mindre hendelser. Melding av avvik gir mulighet for å identifisere og løse sikkerhetsrisikoer, forbedre arbeidsprosesser, øke ansvarlighet, øke transparens og tillit, og spore og rapportere utviklingen over tid. Men! Melding av avvik er bare en del av løsningen. Det er også viktig å ha en effektiv og systematisk prosess for å håndtere og lukke avvikene. Dette krever samarbeid og åpen kommunikasjon mellom ulike avdelinger. Det kan være utfordrende å få dette til å fungere i praksis. Finnes det en enkel løsning?
Ja, det gjør det faktisk: Et digitalt verktøy som gir automatisk varsling tilbake til innmelder når avviket blir lukket. Det gir en enkel og effektiv måte å håndtere avvikene, sørger for at ingen avvik går tapt eller blir glemt, og bidrar til å øke transparens og tillit mellom ulike avdelinger.
Her er 5 gode grunner til å melde inn avvik:
Sikkerhet: Ved å melde avvik kan man identifisere og løse mulige sikkerhetsrisikoer før de utvikler seg til større problemer.
Forbedring av arbeidsprosesser: Avviksmelding gir muligheten til å forbedre arbeidsprosessene ved å identifisere og løse ineffektive eller farlige prosedyrer.
Økt ansvarlighet: Ved å melde avvik, bidrar alle ansatte til å ta ansvar for å opprettholde et sikkert arbeidsmiljø, og gir ledelsen mulighet til å handle på avvikene.
Økt transparens og tillit: Ved å ha et systematisk og effektivt avvikshåndteringssystem, øker transparensen og tilliten mellom ulike avdelinger, noe som bidrar til bedre samarbeid.
Sporing og rapportering: Ved å ha et digitalt verktøy for å håndtere avvikene, kan man spore og rapportere på utviklingen over tid, og vurdere om tiltakene har hatt den ønskede effekten.
Kanskje det kan være en ide og snakke om hva som kan være potensielle avvik på deres arbeidsplass ved neste personalmøte eller i lunsjpausen?
Lykke til med internkontrollen!
#avviksmelding #digitalverktøy #sikkerhet #samarbeid #internkontroll #HMS #kvalitetssystem