5 nøkkelelementer for å oppnå suksess med internkontroll og kvalitetsarbeid!

Sjekk om dere har disse 5 nøkkelelementene på plass! Det kan bidra til å sikre et godt #arbeidsmiljø, og at ansatte har tilstrekkelige verktøy og rutiner for å utføre sine arbeidsoppgaver på en trygg og effektiv måte.

1. Klare roller og ansvar:
   Alle ansatte må vite hva som forventes av dem i internkontrollprosessen, og hvem som er ansvarlig for å utføre og overvåke aktivitetene. Pass på at informasjon er tilgjengelig til enhver tid. Det beste er om alle har tilgang via egen innlogging på mobil. Dersom du har et digitalt system er det en fordel om du kan opprette oppgaver med varsling på enkeltansatte.

2. Dokumentasjon:
   Ha skriftlige retningslinjer og prosedyrer for internkontroll, samt dokumentasjon av at de blir fulgt. Alle sjekklister, prosedyrer, risikovurderinger og avvik som registreres bør kunne føre til nyttige rapporter og oversikter.

3. Regelmessig revisjon:
   Revisjoner gjøres jevnlig for å sikre at systemet fortsatt er relevant og effektivt. God og effektiv organisering av revisjoner kan gjøres ved f.eks å delegere oppgaven med tidsfrist til en eller flere ansatte.

4. Samarbeid med tilsynsmyndighet:
   Dersom du har en digital løsning er det fordelaktig om systemet gjør forberedelser, gjennomføring og oppfølging enklere. Tilsynsinnspektør bør kunne få tilgang til dokumentasjon i forkant av stedlig tilsyn f.eks ved egen innlogging til digitalt verktøy.

5. Ansvarlig ledelse:
   Ledelsen bør være engasjert i internkontrollprosessen, være åpen for tilbakemeldinger og sørge for at systemet blir fulgt. Et digitalt dashbord der alt som blir registrert i systemet danner gode rapporter, kan være et nyttig styringsverktøy som gir viktig informasjon om hvilke områder som fungerer tilfredsstillende, og hvilke som trenger oppfølging.

   Et internkontrollsystem som inneholder disse elementene vil gi deg full kontroll når tilsynet kommer på besøk, og sørge for at virksomheten din er i tråd med lover og regler. Det ville kunne bidra til å redusere risikoen for avvik og negative konsekvenser for virksomheten. Et godt kvalitetssystem kan bidra til økt ansvarlighet og engasjement hos ansatte, og dermed også økt trivsel.